Un Project Manager es un profesional necesario en toda empresa, ya que para tener éxito en los objetivos planteados es fundamental tener a alguien que pueda supervisar los modelos basados en el trabajo por proyectos.
No obstante, todo Project Manager requiere tener a la mano una serie de herramientas que le ayuden a desempeñar su trabajo con excelencia. De esta manera, podrá llevar a cabo una gestión de proyectos que sea realmente efectiva y que garantice el éxito de la corporación.
1. Software de Diagrama de Gantt
Una de las herramientas fundamentales para un Project Manager debería ser una que le permita planificar el proyecto efectivamente.
El diagrama de Gantt es muy usado ya que permite tener una visión general de las tareas programadas, lo cual ayuda a visualizar el trabajo que se debe realizar en un determinado tiempo previsto.
Al ser una herramienta gráfica de barras horizontales, es más sencillo explicar el cronograma de las tareas a realizar, y todos los involucrados pueden entenderlo sin problemas.
De manera que es importante contar con un software de diagrama de Gantt, para así ahorrar tiempo y optimizar el trabajo a realizar.
Para que sea mucho más práctico, es posible hacer diagrama de Gantt online usando esta herramienta. Así no será necesario tener que instalar programas ni perder tiempo configurando nada, sino que simplemente se realiza el diagrama de Gantt directamente en línea.
2. Software de gestión de proyectos
Contar con un software de gestión de proyectos también puede facilitar las responsabilidades de un Project Manager, ya que así puede organizar las tareas que va a delegar a los empleados.
Muchos suelen usar una hoja de cálculo, pero lo cierto es que se están perdiendo las grandes ventajas que un software de gestión de proyectos tiene para ofrecer.
Por ejemplo, el software adecuado le permite al Project Manager acceder a más funcionalidades, como organizar los diferentes proyectos, crear listas, diseñar un cronograma de tareas, compartir módulos o tableros, adjuntar archivos y más.
En este sentido, un software de gestión de proyecto más recomendado es Asana. Es una herramienta que le permite al Project Manager planificar con mayor profundidad, definir los pasos a seguir y obtener notificaciones por tareas pendientes. Además, permite que el equipo de trabajo sea más organizado y productivo, lo que conlleva a lograr los objetivos.
3. Herramientas de comunicación
Todo equipo de trabajo necesita mantenerse en constante comunicación para garantizar que los involucrados han entendido sus tareas, responsabilidad, plazos, y demás.
En el caso de un Project Manager que supervise a un grupo de trabajadores, necesita demostrar que está pendiente de ellos y que está disponible para hacer seguimiento a las tareas y para solventar cualquier duda que puedan tener.
Bien sea que el trabajo se desarrolle en una oficina, a distancia, o que el equipo tenga una modalidad híbrida, no siempre será posible hacer reuniones presenciales ni tampoco el Project Manager estará en el puesto de trabajo de cada uno todo el tiempo.
Es por eso por lo que las herramientas de comunicación son fundamentales, porque permiten que todos estén conectados durante el horario de trabajo sin importar donde se encuentren.
En este sentido, Zoom se ha convertido en la más popular, porque permite hacer reuniones virtuales, e incluso ofrece integración con otras herramientas como Slack, que es una plataforma de mensajería para empresas. Es una combinación que puede facilitar el trabajo de todo gerente de proyecto.
4. Software de gestión de tiempo
Si bien delegar las tareas a realizar es una parte importante en la gestión de proyectos, es también importante saber cómo planificar mejor el tiempo que cada empleado invertirá en realizarlas, así como también distribuir la carga de trabajo de manera equitativa.
Es por eso por lo que un software de gestión de tiempo puede ser muy eficiente. Le permite al Project Manager monitorear el trabajo realizado y tener un estimado de los tiempos de entrega, rastrear el progreso de cada tarea, y permitir que el equipo tenga una colaboración eficiente.
En este caso, Toggl es una buena alternativa como un software de gestión de tiempo. Tiene funcionalidades intuitivas que permiten crear los plazos de un proyecto, determinar un horario, asignar tareas, monitorear tareas, tener una visión general del horario de trabajo del equipo y facilitar la comunicación entre los involucrados.
5. Software de colaboración en línea
En todo proyecto siempre se deben generar una gran cantidad de documentos, bien sea informes, resúmenes, presupuestos, cartas, o cualquier otro. Sin embargo, lo complicado es cuando un mismo documento necesita ser revisado por varias personas, ya que enviándolo como archivo adjunto no es lo más práctico.
De manera que, como Project Manager, es esencial contar con una herramienta que facilite los trabajos a realizar, y así optimizar las tareas de redacción, revisión y edición de documentos del proyecto.
Por lo tanto, una herramienta de colaboración en línea es la más ideal para resolver esta necesidad. En ese caso, es recomendable usar Google Docs, porque su interfaz es igual a la de cualquier otro procesador de texto, pero permite la revisión y edición en tiempo real.
Además, es posible añadir comentarios, etiquetar a otros miembros del equipo y añadir otras funcionalidades con los complementos integrados. Por otro lado, permite ver el historial de revisiones y se puede acceder a la herramienta desde el ordenador o el móvil. En esta página puede ver la comparación de la herramienta de Google con la de Microsoft.
6. Software para almacenar y compartir archivos
El objetivo de todo Project Manager es el de hacer que su equipo tenga una estrecha colaboración, y para eso es importante usar las herramientas adecuadas para cada propósito.
Cuando se trata de almacenar y compartir archivos, el trabajo puede ser tedioso si no se organiza bien. Si cada uno de los involucrados almacena sus archivos en su ordenador personal, entonces será más difícil que el equipo acceda a ellos.
Por lo tanto, un software de colaboración que permita almacenar archivos y compartirlos con facilidad en línea es la solución perfecta.
Dropbox es perfecto no solo para equipos remotos, sino también para aquellos que trabajan en la misma oficina. De esta manera, van a poder intercambiar documentos en un espacio unificado. Además, permite la colaboración en tiempo real.
7. Herramientas para gestionar tareas
Para tener éxito en un proyecto, es necesario que el Project Manager pueda gestionar y rastrear las tareas que se van a llevar a cabo. Esto es particularmente útil cuando se tienen muchos proyectos asignados, ya que gestionar las tareas de manera manual puede ser tedioso y complicado.
Con una herramienta para gestionar tareas puedes crear tareas y delegarlas, además de clasificarlas en categorías y subcategorías.
Monday es la alternativa ideal porque es una herramienta intuitiva que está basada en tableros y mensajes. Con una interfaz visual agradable, es posible añadir diferentes elementos, como tareas, proyectos y acceder a diversas integraciones que facilitan el trabajo.
Además, es posible crear un flujo de trabajo de acuerdo con las necesidades del proyecto y del equipo. Todo esto facilita la centralización de tareas y procesos. De igual manera, permite establecer responsables de la tarea, estado de esta y prioridad, con un tablero visual.
8. Software para crear mapas conceptuales
Un Project Manager debe ser capaz de usar todas las herramientas que tenga disponible para así facilitar su trabajo. Particularmente, durante la etapa inicial del proyecto, es fundamental que todos los involucrados puedan entender con claridad lo que se realizará, así como tener una visión general de lo que se llevará a cabo.
En este sentido, los diagramas o mapas conceptuales son perfectos para darle una mayor claridad y enfoque a la planificación de un proyecto, y son una herramienta que todo Project Manager debe considerar en la gestión de un determinado proyecto.
Con un buen mapa conceptual, es posible tener una planificación, programación y administración del ciclo de vida del proyecto, de una forma sencilla y eficaz.
Existen una variedad de software disponibles para crear diagramas de flujo, mapas mentales y mapas conceptuales, pero el mejor es XMind.
Es un software compatible con cualquier sistema operativo, permite crear ideas en una estructura lógica, identificar prioridades e información crítica, y crear diferentes tipos de diagramas. Además, es muy creativo y brinda una mayor riqueza gráfica al resultado.
9. Software de planificación estratégica
Por último, una de las herramientas integrales que no puede faltar a todo Project Manager es la planificación estratégica.
Con este tipo de software, es posible tener toda la información acerca del proyecto en un solo lugar. Además, permite identificar y definir las metas y objetivos a corto y largo plazo, así como las prioridades de un proyecto.
Al implementar este tipo de herramienta, es posible evaluar las diferentes rutas que se pueden trazar para completar el proyecto, al igual que medir el progreso. Con toda la información en un solo lugar, es posible planificar el proyecto desde la formulación hasta la ejecución.
Un software recomendado en esta área es Plan.io, que permite crear flujos de trabajo, tener un tablero de trabajo, almacenar archivos, definir y visualizar los objetivos, acceder a un foro para discutir ideas, añadir comentarios, enviar mensajes por chat, y mucho más.